La planeación estratégica es una herramienta administrativa que ayuda a incrementar las posibilidades de éxito cuando se quiere alcanzar algo en situaciones de incertidumbre y/o de conflicto (oposición inteligente).
Se basa en la administración por objetivos y responde prioritariamente la pregunta “Qué hacer”. Situaciones como la creación o reestructuración de una empresa, la identificación, y evaluación de programas y proyectos, la formulación de un plan de desarrollo, la implementación de una política, la conquista de un mercado, el posicionamiento de un producto o servicio, la resolución de conflictos, son ejemplos de casos donde la Planeación Estratégica es especialmente útil.
El método se respalda en un conjunto de conceptos del pensamiento estratégico, algunos de cuyos más importantes principios son:
*
Priorización del Qué ser sobre el Qué hacer: es necesario identificar o definir antes que nada la razón de ser de la organización, la actividad o el proceso que se emprende; lo que se espera lograr. *
Priorización del Qué hacer sobre el Cómo hacerlo: identificar las acciones que conducen efectivamente a la obtención del objetivo. Se trata de anteponer la eficacia sobre la eficiencia. *
Visión sistémica: la organización o el proyecto son un conjunto de subsistemas (elementos) que tienen una función definida, que interactúan entre sí, se ubican dentro de unos límites y actúan en búsqueda de un objetivo común. El sistema está inmerso dentro de un entorno (contexto) que lo afecta o determina y que es afectado por él. Los elementos pueden tener su origen dentro del sistema (recursos), o fuera de él (insumos). *
Visión de proceso: Los sistemas son entes dinámicos y cambiantes; tienen vida propia. Deben ser vistos y estudiados con perspectiva temporal; conocer su historia para identificar causas y efectos de su presente y para proyectar su futuro. *
Visión de futuro: el pensamiento estratégico es proactivo; se adelanta para incidir en los acontecimientos. Imagina permanentemente el mañana para ayudar a construirlo o para acomodarse a él: es prospectivo *
Compromiso con la acción y con los resultados: el estratega es no solamente un planificador; es un ejecutor, conocedor y experto que reflexiona, actúa y avalúa; es un gestor a quien le importa más qué tanto se logra que, qué tanto se hace. *
Flexibilidad: se acomoda a las circunstancias cambiantes para no perder el rumbo La acción emergente es algo con lo que también se puede contar, así que la capacidad para improvisar es una cualidad estratégica. *
Estabilidad: busca permanentemente un equilibrio dinámico que permita el crecimiento seguro, minimizando el riesgo y la dependencia. Busca la sostenibilidad del sistema y de los procesos.
La Planeación Estratégica es un proceso de cuatro etapas en las que se van definiendo uno a uno los siguientes interrogantes:
*
QUÉ SE QUIERE LOGRAR *
EN QUÉ SITUACIÓN SE ESTÁ *
QUÉ SE PUEDE HACER *
QUÉ SE VA A HACER
La Planeación Estratégica se puede definir también como un enfoque objetivo y sistemático para la toma de decisiones en una organización. Es un intento por organizar información cualitativa y cuantitativa que permita la toma de tales decisiones. Es un proceso y está basado en la convicción de que una organización debe verificar en forma continua los hechos y las tendencias internas y externas que afectan el logro de sus propósitos.
El modelo estratégica insiste en que una organización debe estar en capacidad de influir sobre su entorno, y no dejarse determinar por él, ejerciendo así algún control sobre su destino.
La planeación no es una actividad corriente en nuestro medio y por tanto simultáneamente con el aprendizaje de modelos de planeación, es necesario trabajar por desarrollar una cultura de la planeación.
La Planeación es para algunos una actividad de diseño que se realiza antes de ejecutar algo. Hoy se comprende más como un proceso permanente que pretende adelantarse a los acontecimientos, para tomar oportunamente las decisiones más adecuadas. Es también una actitud de mantenerse permanentemente alerta y enterado del curso de los acontecimientos, analizando las circunstancias que se van presentando con el propósito de impedir que tales acontecimientos y circunstancias desvíen a la organización en la búsqueda de sus objetivos, y por el contrario estar permanentemente aprovechando lo que es favorable para mejorar las posibilidades.
Es un proceso que incluye sí una fase de diseño, pero también de evaluación constante y de corrección del rumbo, cuando es necesario.
os son las situaciones más frecuentes de un asesor en planeación: la formulación de la estrategia de la organización y la evaluación del funcionamiento de la misma. Según sea el caso el rol será entonces el de diseño o el de identificación, pero dentro de un criterio moderno de planeación concluirá por igual en una fase propositiva
TEMA 1. “INTRODUCCIÓN AL MÓDULO” #
LA EMPRESA COMO MARCO DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.
La empresa tenemos que entenderla como una asociación de voluntades con ánimo de lucro, es decir, ganar un beneficio económico en un mercado.
El mercado es el lugar de intercambio de bienes y servicios que no tiene por qué ser un lugar físico (la bolsa de Madrid), en los cuales se establece un precio como resultado del acuerdo entre la oferta y la demanda.
La empresa además tiene la función de crear o aumentar la utilidad de los bienes con el objeto de obtener el máximo beneficio, aprovechando que su actividad económica se basa en producir bienes y servicios que satisfagan nuestras necesidades.
Las empresas utilizan una combinación de factores productivos para producir dichos bienes o servicios (Fact. Product.: mano de obra, materia y maquinaria). Estos son:
*Factor productivo tierra: son los recursos que proporciona la naturaleza (materias primas). *Factor productivo trabajo: supone el esfuerzo humano aplicado a la producción ya sea física o mental. *Factor productivo capital: es la parte de riqueza que se dedica a la transformación (maquinaria, herramientas, mobiliario, ...etc).
La empresa se mueve dentro de un entorno que está compuesta por un conjunto de elementos que son: los clientes (o consumidores), competencia (como coca-cola y pepsi), el nivel económico, los proveedores (los que nos traen las mercancías a las empresas), las administraciones públicas.
oLos clientes como destinatarios del producto o servicio que estamos fabricando para cubrir sus necesidades o creándoselas.
o La competencia, formado por el conjunto de empresas que luchan por una cuota de mercado que te puede quitar clientela o generártela. o El nivel económico, la capacidad de consumo de la población también determina las posibilidades reales de la empresa. o Los proveedores, son el conjunto de empresas que te facilitan la mercancía y las materias primas para producir; sobre los que puedes someter cierta presión cuando existe competencia en el producto que te suministran, o cuando la empresa proveedora tiene un gran poder, ocurre lo contrario. o Otras administraciones públicas, son las que establecen un marco normativo para poder desarrollar tu actividad (desde los impuestos hasta la normativa e interior de calidad).
La empresa se caracteriza por ser un conjunto de funciones que tienen la obligación de estar coordinadas y que trabajan con un único objetivo, producir un bien o un servicio ganando el máximo dinero. Las funciones más importantes son:
* Función técnica: consiste en el mantenimiento del proceso productivo con equipos e instalaciones adecuadas, que reduzcan los costes. * Función financiera: consiste en la obtención de recursos económicos para el funcionamiento o la inversión. * Función contable: supone el registro de todas las operaciones con carácter económico. * Función comercial: consiste en la promoción del producto o servicios a nuevos mercados.
* Función social: engloba las actividades propias del departamento de RR.HH.. Estas actividades son:
o Formación y reciclaje de los trabajadores; o Despidos y conflictos; o Gestión de bajas médicas; o Gestión económica y pago de salarios. o CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS. o SEGÚN SU ACTIVIDAD.
PRIMARIAS (agricultura, ganadería, pesca,...etc): se dedican a la obtención de recursos directamente de la naturaleza. Son las empresas agropecuarias, sector pesquero e industrias o empresas extractivas (minerales).
SECUNDARIAS: consiste en la transformación de materias primas para elaborar un producto más útil para el consumo. Son por ejemplo refinerías (forman el petróleo), fábricas de coches, metalurgia, fábricas de conserva...etc.
TERCIARIAS: se dedican a la distribución y venta de un producto ya terminado, así como el conjunto de servicios. Son ejemplos, la gasolinera, seguros, hoteles, ocio, restaurantes,...etc.
SEGÚN SU NATURALEZA JURÍDICA.
INDIVIDUALES : pertenecen a una sóla persona física y responden a las deudas con todo su patrimonio.
SOCIALES (o sociedades): la propiedad corresponde a una persona jurídica o conjunto de personas que adquieren la condición de socio.
Sociedad colectiva: se caracteriza porque los socios asumen una responsabilidad solidaria e ilimitada.
Sociedades comanditarias: además de tener socios colectivos, cuentan con un conjunto de socios que aportan un capital y su responsabilidad se limita al capital aportado.
Sociedad limitada: la responsabilidad de los socios se limita al capital aportado. El volumen total de dicho capital se divide en partes alícuotas. No se pueden negociar sin el consentimiento del resto de los socios.
Sociedad anónima: el capital está formado por partes alícuotas denominadas acciones que son valores negociables, y que el socio es el propietario de la acción en cada momento.
Sociedades laborales: son aquellas en las que los trabajadores son los dueños de la propia empresa. Su responsabilidad se limita al capital aportado y ninguno puede tener más del 25% (para evitar que ningún trabajador sea jefe).
Cooperativa: supone la agrupación de pequeños empresarios con el objetivo de hacerse más fuerte en el mercado. Comparten por igual riesgos y beneficios.
ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE UNA EMPRESA.
.
Índice.
1. Introducción.
·Introducción.
La estructura
al de la empresa, guarda relación con los mercados con los que se relaciona. La estructura básica del organigrama de una empresa, está formada por cinco funciones básicas, dependientes de la dirección general y plasmadas en sus respectivos departamentos, son:
Cada uno de estos departamentos, tiene unas funciones específicas y se relaciona con los diferentes mercados. Así:
El Departamento Comercial, se relaciona con el mercado de clientes compradores.
El Departamento Financiero, se relaciona con el mercado financiero.
El Departamento de Producción y Técnico, se relaciona con el mercado tecnológico.
El departamento de Aprovisionamientos, se relaciona con el mercado de proveedores.
El Departamento de Recursos Humanos, se relaciona con el mercado laboral.
Estos departamentos, desarrollan una serie de trabajos o funciones, que pueden ser más o menos numerosas, según la dimensión de la empresa y el grado de detalle que se desee establecer.
Todo este proceso organizativo, esta encaminado a cumplir los objetivos de la empresa, que finalmente se dirigen hacia la optimización del resultado, y a una estructura organizativa más flexible y sencilla.
De todos estos departamentos, nos vamos a centrar en el departamento de recursos humanos, que a continuación pasamos a analizar.
·El departamento de recursos humanos.
El departamento de recursos humanos, ha sufrido una importante evolución.
Es uno de los departamentos con un trabajo más duro, que se basa sobre todo en la negociación y relación permanente con la parte laboral. Esto ha hecho que sean puestos de los mejor remunerados y con mayor rotación, debido en gran parte a la gran presión a la que están sometidos estos profesionales.
Las funciones genéricas principales de los profesionales de este departamento son:
Ser conocedor de las nuevas técnicas de la normativa laboral, tanto desde el punto de vista teórico como de su aplicación práctica en la empresa.
Ser flexibles, pero a la vez duros en las relaciones, que deben guardar equilibrio, tanto en las relaciones con el empresario, gerente y accionistas, como con los trabajadores, el comité de empresa y los sindicatos.
Seleccionar y promocionar al personal, con la correspondiente adecuación de las personas a los puestos más adecuados.
Deben de preocuparse de que existan buenos programas de formación, a todos los niveles y para todos los puestos, y con el olfato suficiente para saber que quien trabaja en la empresa debe tener la adecuada motivación, de la que se derivará un buen rendimiento laboral.
·organigrama del departamento r.r.h.h
La plantilla de estos departamentos es muy variable dependiendo del tamaño de la empresa, aunque usualmente suelen constar de un Director de Departamento, un técnico de recursos humanos, especializado en el departamento en que trabaje, y uno o varios administrativos.
Con respecto a la ubicación del departamento de RR.HH. en el organigrama, suele estar situado debajo del director general o del gerente, formando parte de los departamentos comunes de la empresa, o bien ser un staff dependiente de la Dirección General, funcionando a modo de asesoría.
En este caso, el Director General suele provenir del departamento de recursos humanos.
·El Director de Recursos Humanos.
El director de recursos humanos depende directamente del Director General o del Gerente en su caso. Es el puesto más alto del departamento de RR.HH. y debe coordinar todas las acciones del resto de subordinados y debe reunir las cualidades descritas en el apartado anterior.
·Departamento Administrativo y laboral.
Este departamento comprende la administración de personal y las relaciones laborales.
·Administración de personal.
Se ocupan de:
El contrato de trabajo.
Acceso al trabajo (demanda de empleo; oferta; INEM; Oficinas de colocación).
Contrato de trabajo (requisitos, condiciones de validez, nulidad, forma).
Periodo de prueba.
Regulación laboral de naturaleza especial.
Modificación del contrato de trabajo.
Suspensión y extinción del contrato de trabajo.
La contratación temporal.
Seguridad Social
Responsabilidad en el pago de obligaciones
Régimen General de la Seguridad Social.
Afiliación y alta del trabajador.
Cotización.
Recaudación y cuotas.
Retención de la cuota obrera.
Acción protectora, prestaciones.
Incapacidad temporal e invalidez permanente.
Desempleo y jubilación.
La retribución.
Sistema de compensaciones en el Grupo.
Aspectos legales de la retribución.
Gestión de la nomina.
Pensiones.
Fondos de Pensiones.
La fiscalidad en el ámbito laboral.
Retenciones e ingresos a cuenta.
Obligaciones formales de información.
Indemnizaciones por extinción de la relación laboral.
Responsabilidad por el incumplimiento de obligaciones fiscales.
Convenio colectivo.
Aspectos que afectan al área de administración
Beneficios sociales.
·Relaciones Laborales.
Las funciones de esta parte del departamento son:
La representación de los trabajadores de la empresa.
Relaciones con los sindicatos.
Relaciones con los Comités de Empresa.
Negociaciones colectivas.
Conflictos colectivos.
·Departamento de selección de personal.
Los técnicos de este departamento suelen ser psicólogos. Definen las necesidades de selección y llevan a cabo el proceso. Funciones:
Sistemas de selección de personal.
Criterios.
Evaluación de candidatos.
La entrevista.
Nuevas técnicas para la selección de personal: Assessment Centers, In-Basket, Dinámicas de grupo.
Proceso de Incorporación a la empresa.
Bienvenida.
·Departamento de formación.
Las funciones más importantes son:
Políticas de formación.
Definición de las necesidades de formación.
Definición de las acciones de formación.
Gestión de la formación.
Evaluación de la formación.
Plan de formación anual.
·Departamento de desarrollo de RR.HH.
Se ocupan de:
Definición de puestos.
Sistemas de planificación de RR.HH.
La evaluación de capacidades y potencial.
Identificación: técnicas. El modelo del Grupo.
Planificación de carreras.
Desarrollo de carreras.
Plan de sucesión.
Sistemas de evaluación del desempeño.
Distintos tipos de modelos: ventajas e inconvenientes.
Modelos del Grupo.
Sistemas de optimización de la actividad laboral.
Encaje persona/puesto.
Programas de cambio funcional.
La función de formación.
Identificación de necesidades y clientes.
Desarrollo de actividades.
El clima laboral y la cultura de empresa.
Motivación, satisfacción y rendimiento en el trabajo: Teorías y técnicas de intervención.
La comunicación en la empresa.
La resolución de conflictos.
·Departamento de prevención de riesgos laborales.
Este departamento sólo suele existir en empresas con más de 500 trabajadores.
Sus funciones más importantes son:
Análisis de riesgos.
Acciones de prevención.
Aplicación de la legislación (de 1995).
Los departamentos de formación, desarrollo de RR.HH., y prevención de riesgos laborales, trabajan coordinadamente y están muy relacionados.
·Servicio de salud laboral.
No existe si la empresa es pequeña. Suele estar formado por un médico y un ATS ,cuyas funciones principales serán:
Servicios de urgencia.
Reconocimientos médicos.
·Departamento de comunicación.
Este departamento sólo existe en empresas muy grandes.
Realizan los planes de comunicación externa e interna, desde el punto de vista de acciones periódicas o puntuales.
1
Dirección
General
Técnico/
Producción
Comercial
Administración y Finanzas
Aprovisionamientos
Recursos
Humanos
Dpto.
Administrativo/ Laboral
Dpto.
Selección
Dpto.
Desarrollo
RR.HH.
Dpto.
Formación
Dpto.
Prevención
Riesgos
Laborales
Servicio de
ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE UNA EMPRESA.
.
Índice.
1. Introducción.
·Introducción.
La estructura funcional de la empresa, guarda relación con los mercados con los que se relaciona. La estructura básica del organigrama de una empresa, está formada por cinco funciones básicas, dependientes de la dirección general y plasmadas en sus respectivos departamentos, son:
Cada uno de estos departamentos, tiene unas funciones específicas y se relaciona con los diferentes mercados. Así:
El Departamento Comercial, se relaciona con el mercado de clientes compradores.
El Departamento Financiero, se relaciona con el mercado financiero.
El Departamento de Producción y Técnico, se relaciona con el mercado tecnológico.
El departamento de Aprovisionamientos, se relaciona con el mercado de proveedores.
El Departamento de Recursos Humanos, se relaciona con el mercado laboral.
Estos departamentos, desarrollan una serie de trabajos o funciones, que pueden ser más o menos numerosas, según la dimensión de la empresa y el grado de detalle que se desee establecer.
Todo este proceso organizativo, esta encaminado a cumplir los objetivos de la empresa, que finalmente se dirigen hacia la optimización del resultado, y a una estructura organizativa más flexible y sencilla.
De todos estos departamentos, nos vamos a centrar en el departamento de recursos humanos, que a continuación pasamos a analizar.
·El departamento de recursos humanos.
El departamento de recursos humanos, ha sufrido una importante evolución.
Es uno de los departamentos con un trabajo más duro, que se basa sobre todo en la negociación y relación permanente con la parte laboral. Esto ha hecho que sean puestos de los mejor remunerados y con mayor rotación, debido en gran parte a la gran presión a la que están sometidos estos profesionales.
Las funciones genéricas principales de los profesionales de este departamento son:
Ser conocedor de las nuevas técnicas de la normativa laboral, tanto desde el punto de vista teórico como de su aplicación práctica en la empresa.
Ser flexibles, pero a la vez duros en las relaciones, que deben guardar equilibrio, tanto en las relaciones con el empresario, gerente y accionistas, como con los trabajadores, el comité de empresa y los sindicatos.
Seleccionar y promocionar al personal, con la correspondiente adecuación de las personas a los puestos más adecuados.
Deben de preocuparse de que existan buenos programas de formación, a todos los niveles y para todos los puestos, y con el olfato suficiente para saber que quien trabaja en la empresa debe tener la adecuada motivación, de la que se derivará un buen rendimiento laboral.
·organigrama del departamento r.r.h.h
La plantilla de estos departamentos es muy variable dependiendo del tamaño de la empresa, aunque usualmente suelen constar de un Director de Departamento, un técnico de recursos humanos, especializado en el departamento en que trabaje, y uno o varios administrativos.
Con respecto a la ubicación del departamento de RR.HH. en el organigrama, suele estar situado debajo del director general o del gerente, formando parte de los departamentos comunes de la empresa, o bien ser un staff dependiente de la Dirección General, funcionando a modo de asesoría.
En este caso, el Director General suele provenir del departamento de recursos humanos.
·El Director de Recursos Humanos.
El director de recursos humanos depende directamente del Director General o del Gerente en su caso. Es el puesto más alto del departamento de RR.HH. y debe coordinar todas las acciones del resto de subordinados y debe reunir las cualidades descritas en el apartado anterior.
·Departamento Administrativo y laboral.
Este departamento comprende la administración de personal y las relaciones laborales.
·Administración de personal.
Se ocupan de:
El contrato de trabajo.
Acceso al trabajo (demanda de empleo; oferta; INEM; Oficinas de colocación).
Contrato de trabajo (requisitos, condiciones de validez, nulidad, forma).
Periodo de prueba.
Regulación laboral de naturaleza especial.
Modificación del contrato de trabajo.
Suspensión y extinción del contrato de trabajo.
La contratación temporal.
Seguridad Social
Responsabilidad en el pago de obligaciones
Régimen General de la Seguridad Social.
Afiliación y alta del trabajador.
Cotización.
Recaudación y cuotas.
Retención de la cuota obrera.
Acción protectora, prestaciones.
Incapacidad temporal e invalidez permanente.
Desempleo y jubilación.
La retribución.
Sistema de compensaciones en el Grupo.
Aspectos legales de la retribución.
Gestión de la nomina.
Pensiones.
Fondos de Pensiones.
La fiscalidad en el ámbito laboral.
Retenciones e ingresos a cuenta.
Obligaciones formales de información.
Indemnizaciones por extinción de la relación laboral.
Responsabilidad por el incumplimiento de obligaciones fiscales.
Convenio colectivo.
Aspectos que afectan al área de administración
Beneficios sociales.
·Relaciones Laborales.
Las funciones de esta parte del departamento son:
La representación de los trabajadores de la empresa.
Relaciones con los sindicatos.
Relaciones con los Comités de Empresa.
Negociaciones colectivas.
Conflictos colectivos.
·Departamento de selección de personal.
Los técnicos de este departamento suelen ser psicólogos. Definen las necesidades de selección y llevan a cabo el proceso. Funciones:
Sistemas de selección de personal.
Criterios.
Evaluación de candidatos.
La entrevista.
Nuevas técnicas para la selección de personal: Assessment Centers, In-Basket, Dinámicas de grupo.
Proceso de Incorporación a la empresa.
Bienvenida.
·Departamento de formación.
Las funciones más importantes son:
Políticas de formación.
Definición de las necesidades de formación.
Definición de las acciones de formación.
Gestión de la formación.
Evaluación de la formación.
Plan de formación anual.
·Departamento de desarrollo de RR.HH.
Se ocupan de:
Definición de puestos.
Sistemas de planificación de RR.HH.
La evaluación de capacidades y potencial.
Identificación: técnicas. El modelo del Grupo.
Planificación de carreras.
Desarrollo de carreras.
Plan de sucesión.
Sistemas de evaluación del desempeño.
Distintos tipos de modelos: ventajas e inconvenientes.
Modelos del Grupo.
Sistemas de optimización de la actividad laboral.
Encaje persona/puesto.
Programas de cambio funcional.
La función de formación.
Identificación de necesidades y clientes.
Desarrollo de actividades.
El clima laboral y la cultura de empresa.
Motivación, satisfacción y rendimiento en el trabajo: Teorías y técnicas de intervención.
La comunicación en la empresa.
La resolución de conflictos.
·Departamento de prevención de riesgos laborales.
Este departamento sólo suele existir en empresas con más de 500 trabajadores.
Sus funciones más importantes son:
Análisis de riesgos.
Acciones de prevención.
Aplicación de la legislación (de 1995).
Los departamentos de formación, desarrollo de RR.HH., y prevención de riesgos laborales, trabajan coordinadamente y están muy relacionados.
·Servicio de salud laboral.
No existe si la empresa es pequeña. Suele estar formado por un médico y un ATS ,cuyas funciones principales serán:
Servicios de urgencia.
Reconocimientos médicos.
·Departamento de comunicación.
Este departamento sólo existe en empresas muy grandes.
Realizan los planes de comunicación externa e interna, desde el punto de vista de acciones periódicas o puntuales.
1
Dirección
General
Técnico/
Producción
Comercial
Administración y Finanzas
Aprovisionamientos
Recursos
Humanos
Dpto.
Administrativo/ Laboral
Dpto.
Selección
Dpto.
Desarrollo
RR.HH.
Dpto.
Formación
Dpto.
Prevención
Riesgos
Laborales
Servicio de
Salud
Laboral
Comunicación
Director
RR.HH.
Staffs
La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso.
Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera un derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma sol se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos.
Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista financiero y económico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa. Supongamos que una empresa genera ingresos de $1.000 y unos costos y gastos que sin incluir la depreciación son de $700, lo que significa que la utilidad será de $300, valor que se distribuye a los socios. Supongamos también, que dentro de esos $300 que se distribuyen a los socios, están incluidos $100 por concepto de depreciación, que al no incluirla permiten ser distribuidos como utilidad; que pasaría en 5 años cuando el activo que genera los $1.000 de ingresos se debe reemplazar; sucede que no hay recursos para adquirir otro, puesto que estos recursos con que se debía reemplazar fueron distribuidos. De ahí la importancia de la depreciación, que al reconocer dentro del resultado del ejercicio el gasto por el uso de los activos, permite, además de mostrar una información contable y financiera objetiva y real, permite también mantener la capacidad operativa de la empresa al no afectarse su capital de trabajo por distribución de utilidades indebidas.
La depreciación, como ya se mencionó, reconoce el desgaste de los activos por su esfuerzo en la generación del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien o un activo. Durante cuanto tiempo, un activo se mantiene en condiciones de ser utilizado y de generar ingresos.
La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero por simplicidad y estandarización, la legislación Colombiana, ha establecido la vida útil a los diferentes activos clasificándolos de la siguiente manera:
Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años
Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años
Vehículos automotores y computadores 5 años
Decreto 3019 de 1989.
Aunque la vida útil de los activos ha sido fijada por norma, esta no es inflexible, puesto que en la realidad económica, algunos activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les de, puede tener una vida útil diferente a la establecida por decreto, razón por la cual, el legislador consecuente con esta realidad, en el artículo 138 del Estatuto Tributario, establece la posibilidad de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de impuestos nacionales.
Respecto a la depreciación, se suele hablar de una depreciación contable y una fiscal, puesto que contablemente, aunque la vida útil, por lo general es la misma que en la fiscal, se pueden utilizar diferentes Métodos de depreciación, de los cuales algunos no son aceptados fiscalmente, aunque la norma tributaria es muy general al permitir su calculo por cualquier “sistema de reconocido valor técnico autorizado por el subdirector de fiscalización de la administración de impuestos o su delegado. La vida útil de los activos esta regulada por una norma tributaria (Decreto 3019 de 1989), por lo que respecto a la vida útil de los activos, mal se puede hablar de una depreciación contable o fiscal. Esta diferencie se presenta, principalmente en los métodos de depreciación y en el tratamiento que se le de cómo deducción. Ya que fiscalmente, la depreciación de algunos activos tiene tratamientos especiales, como puede ser el caso de los bienes recibidos en arrendamiento leasing (Art. 127-1, E.T).
Respecto a la contabilización (forma de llevarse a la Contabilidad) de la depreciación, esta es un crédito en la cuenta del activo respectivo (1592) disminuyéndolo, y un debito en la cuenta de gastos (5160 o 5260). La depreciación que se lleva a la cuenta del activo se denomina depreciación acumulada, puesto que esta año a año se va acumulando la alícuota correspondiente hasta depreciar completamente el activo, lo que conlleva a que al final de la vida útil del activo, el valor de la depreciación acumulada sea igual al valor del activo, lo que lo deja con un saldo cero
e entiende por vida útil el tiempo durante el cual un activo puede ser utilizado, tiempo durante el cual puede generar renta.
Toda empresa para poder operar, para poder desarrollar su objeto social requiere de una serie de activos fijos, los cuales, como consecuencia de su utilización, se desgastan hasta el punto de quedar inservibles.
Algunos activos, por su naturaleza y destinación, o por el uso que se haga de ellos, pueden tener mayor vida útil que otros.
En términos generales, la ley a considerado que los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años, la maquinaria y equipo tiene una duración de 10 años y las edificaciones y construcciones tendrán una vida útil de 20 años.
Estos valores, claro está, no son siempre reales, puesto que habrán vehículos que duren mas de 5 años y otros que duran menos. Igual con cualquier otro activo.
En el caso de los terrenos, se consideran que su vida útil es indefinida, algo que dependiendo de su destinación puede o no ser cierto. Es el caso de los terrenos dedicados a la agricultura, estos después de un tiempo, y si no se hace el mejor uso de ellos, quedan inservibles, aunque físicamente siguen existiendo, pero pierden su utilidad para su propósito inicial.
La vida útil es tomada como referencia para la depreciación de los activos fijos, para lo cual se divide el valor del activo por su vida útil para determinar la alícuota de depreciación [esto en el método de la línea recta, pues existen otros].
La vida útil de un activo puede extenderse si se le hacen reparaciones y adiciones, como por ejemplo cuando se repotencia un vehículo.
Por regla general todos los activos fijos se deprecian, pero existe algunas excepciones, por lo que existen unos pocos activos fijos que no son susceptibles de depreciar.
Recordemos que el objetivo de la depreciación es reconocer en el estado de resultados el desgasto que sufre todo activo como consecuencia de su utilización.
Como la depreciación es el reconocimiento de un gasto producto de la utilización de un activo, cuando este no está en condiciones de ser utilizado, naturalmente que no será depreciado.
En este grupo tenemos los edificios en construcción o la maquinaria y equipo en montaje. Mientras estos activos se estén construyendo o montando, no podrán ser utilizados y por tanto no serán objeto de depreciación. Se depreciarán una vez estén en capacidad de ser utilizados y de generar ingreso, por consiguiente se debe asociar a ese ingreso el gasto que ha contribuido a generarlo.
Otro activo fijo que no se deprecia son los terrenos. Estos, por disposición legal no son objeto de depreciación, aunque en algunos cazos valdría la pena revisar esta postura.
La ley ha partido del supuesto que los terrenos no se desgastan por su uso, puesto que 100 M2 serán siempre 100 M2, pero en casos como los terrenos dedicados a la agricultura sí que se pueden desgastar, aunque igualmente nunca disminuirá su área por la utilización del terreno.
No obstante, un terreno utilizado por la agricultura, al cabo de algunos años su productividad habrá llegado al mínimo, e inclusive hay terrenos que después de un largo uso quedan completamente inservibles. Si bien estos terrenos se pueden rehabilitar mediante cuantiosas inversiones, el proceso de agotamiento continuará irremediablemente, por tanto, debe existir alguna forma de reconocer la perdida de productividad de un terreno.
Igual sucede cuando el terreno se ve afectado por un deslizamiento, como suele suceder en nuestras cordilleras, donde fincas completas simplemente desaparecen, debe entonces en este caso existir un mecanismo que permita reconocer estas situaciones y su impacto en la estructura financiera de la empresa o el comerciante.
